Caso de um projeto real de implantação de SAP numa grande indústria siderúrgica entre 1997 e 1999.

A negociação do contrato deste projeto durou mais de 8 meses e a integradora da solução que era também um grande fornecedor de Hardware foi obrigado a ceder à pressão do cliente reduzindo o valor do contrato original de cerca de US$ 9 milhões para algo em torno de US$ 5 milhões via redução de escopo.

Por exemplo, o Hardware e licenças de SAP R/3 foram excluídos e posteriormente mais itens foram cortados para atender ao valor que o cliente estava disposto a pagar a integradora, entre os quais treinamento de usuário final. O projeto de 20 meses iniciou e após um ano o cliente questionou o gerente do projeto durante uma das reuniões de status do projeto, o plano de treinamento de usuário final.

O gerente do projeto respondeu na hora que tal treinamento estava fora do escopo do projeto. O cliente não gostou da resposta e escalou o assunto para esferas superiores do gerente do projeto.

O PMO desta empresa junto com executivo responsável pelo projeto foram discutir o assunto com o cliente que insistiu que treinamento era responsabilidade contratual da integradora, citando a clausula 43 na página 10 do contrato onde estava escrito apenas: "O treinamento será por conta da contratada".

Os representantes da integradora na reunião, tentaram em vão demonstrar que o item treinamento dos usuários finais (algo em torno de 700m pessoas) foi cortado nas negociações para dar os descontos que o cliente pediu.

O cliente insistiu que este fato não foi comunicado e nem registrado no contrato, ademais o Diretor de Compras da empresa apresentou um FAX de consulta enviado ao predecessor do executivo presente na reunião datada 3 meses antes da assinatura do contrato, com o seguinte teor resumido:

Cliente: O que é treinamento no contexto de implementação de SAP R/3?

Isto colocado, não havia mais como argumentar, pois esta evidência definiu e qualificou a palavra "Treinamento" escrita na referida cláusula. Este escopo não previsto causou US$ 230 mil de estouro no custo do projeto.