A comunicação interpessoal se define como um processo interativo entre pessoas, um emissor e um receptor, no qual há troca de mensagens, seja elas verbais ou não. Tais mensagens podem ser transmitidas de diversas formas como verbal, simbólica e não-verbal. A mensagem verbal pode-se dividir em verbal-oral, em que o emissor transmite uma instrução ou informação ao receptor; e verbal-escrita, que está ligada a memorandos, normas, procedimentos e documentos escritos. A comunicação simbólica está ligada aos símbolos que criamos para representar mensagens, como marcas de roupa, iconização de imagens religiosas e decorações. Já a comunicação não-verbal se refere à transmissão de uma mensagem por meios diferentes da fala e da escrita. Tem sua principal representação na linguagem corporal, gesticulação e sinalização.

O fato de uma mensagem ser transmitida por um emissor não significa que ela será recebida e interpretada corretamente pelo receptor. Alguns fatores como hierarquização(gerente e subordinado), linguagem utilizada, canal de comunicação, conteúdo transmitido, características interpessoais e o contexto no qual a mensagem foi pronunciada, são decisivos para o correto recebimento e entendimento da mensagem.

Além desses fatores para correta interpretação da mensagem, outros fatores podem contribuir, como a sobrecarga de informações, onde a quantidade de informações transmitidas pelo emissor é maior que a quantidade de informação que o receptor pode processar. O tipo de informação que se caracteriza pelo tipo de informação que o receptor está apto a processar, geralmente informações que já estão previamente estruturadas na mente tendem a ser melhor interpretadas, isso se caracteriza pela estrutura cognitiva preparada para receber determinado tipo de informação. A fonte de informações, em que pessoas tendem a credibilizar pessoas que admiram ou que possuem determinado reconhecimento e notoriedade. Localização física, que se caracteriza pela proximidade entre emissor e receptor. Timidez, que pode ser um fator complicador na emissão de uma mensagem. Pessoas timidaz, por mais que detenham o conhecimento necessário para formular e transmitir uma mensagem, devido a bloqueios, medos e baixa auto-estima, sentem dificuldade em transmitir a informação.

Existem fatores importantes para uma boa comunicação interpessoal. Saber ouvir está além de somente escutar o que foi emitido, é a arte de criar cenários com as palavras pronunciadas, se colocar no lugar do emissor, entender o que o emissor tenta transmitir. A entonação da voz é outro fator decisivo. Pessoas que se pronunciam de forma pacata, sem entusiasmo, de forma negativista, tendem a ser mal vistas pelo receptor. Princípios simples são capazes de definir se um receptor irá ou não entender a mensagem transmitida, como a pergunta: Se eu não possuísse o conhecimento que tenho, iria conseguir receber e entender a informação que estou tentando transmitir? O corpo é outro fator decisivo na comunicação interpessoal, assumindo mais importância que a própria comunicação verbal. Expressões faciais como o simples fato de levantar a sobrancelha, sorrir ou gesticular, transmitem uma carga muito grande de informação. Os vícios de linguagem como as famosas expressões "aaa", "ééé", "tá", "né", dentre outras, torna a comunicação cansativa e improdutiva. A prolixidade é o antônimo da praticidade e objetividade. Conversas demasiadas longas tendem a ser cansativas e de difícil interpretação.

A comunicação interpessoal, quando bem utilizada, se torna uma ferramenta essencial para uma boa relação interpessoal, personalidade persuasiva e admiração. Significa ter sensibilidade para o sentido de expressões faciais, voz, gestos e posturas de habilidade para responder de forma adequada às situações interpessoais e é de suma iportância para líderes de grupos, políticos, terapeutas, professores e palestrantes.